Data and Public Accountability
Privacy Commitment
The American Honor Society of Global Excellence collects and uses information only for legitimate institutional purposes such as account administration, application review, credential verification, communication, program delivery, safety, legal compliance, and institutional reporting. Personal information should not be sold to advertisers or disclosed to unauthorized parties.
Types of Information
Account InformationName, contact details, login records, preferences, and role information.
Application InformationEducation, achievements, service, leadership, research, recommendations, and submitted statements.
Documents and EvidenceTranscripts, certificates, identity documents where required, publications, portfolios, and supporting files.
Operational InformationMessages, review history, audit events, support requests, and security records.
Verification InformationCredential identifiers, status, issue date, expiration or revocation status, and limited public verification data.
Website InformationBasic technical, security, and usage information collected through lawful and proportionate means.
Data Principles
The Society should collect only information reasonably necessary for a defined purpose, explain how it is used, limit access by role, protect it with appropriate safeguards, retain it only as long as justified, and correct or delete it where required and appropriate. Highly sensitive information should receive stronger protection and should not be requested merely for convenience.
Security and File Protection
Reasonable safeguards may include secure authentication, encryption where appropriate, access controls, audit logs, backups, file-type restrictions, malware scanning, secure storage, incident response, and staff training. No system can be guaranteed completely secure; security must therefore be treated as an ongoing responsibility.
Transparency in Public Claims
The Society commits to distinguish clearly between current facts, verified outcomes, estimates, targets, and future plans. Numbers relating to members, countries, institutions, projects, service hours, scholarships, or impact should not be presented as current achievements unless supported by reliable records.
Public Accountability
As the institution develops, the Governance Center may publish policies, leadership information, official contact channels, selected decisions, annual summaries, financial information where appropriate, and methods for raising concerns. Transparency must be balanced with privacy, legal obligations, safety, and the confidentiality of review and personnel matters.
Individual Requests and Multilingual Access
Individuals may be able to access, update, correct, download, restrict, or request deletion of certain information, subject to identity verification, legal requirements, institutional recordkeeping, fraud prevention, and the rights of others. Major privacy information should be understandable in supported languages, while the official institutional name remains unchanged.
البيانات والمساءلة العامة
الالتزام بالخصوصية
تجمع The American Honor Society of Global Excellence المعلومات وتستخدمها فقط لأغراض مؤسسية مشروعة، مثل إدارة الحسابات ومراجعة الطلبات والتحقق من الاعتمادات والتواصل وتقديم البرامج والسلامة والامتثال القانوني والتقارير المؤسسية. ولا ينبغي بيع المعلومات الشخصية للمعلنين أو كشفها لجهات غير مخولة.
أنواع المعلومات
معلومات الحسابالاسم وبيانات الاتصال وسجلات الدخول والتفضيلات ومعلومات الدور.
معلومات الطلبالتعليم والإنجازات والخدمة والقيادة والبحث والتوصيات والبيانات المقدمة.
الوثائق والأدلةكشوف الدرجات والشهادات ووثائق الهوية عند الحاجة والمنشورات وملفات الأعمال والمرفقات.
المعلومات التشغيليةالرسائل وسجل المراجعة وأحداث التدقيق وطلبات الدعم والسجلات الأمنية.
معلومات التحققمعرّفات الاعتماد والحالة وتاريخ الإصدار والانتهاء أو الإلغاء وبيانات التحقق العام المحدودة.
معلومات الموقعمعلومات تقنية وأمنية واستخدامية أساسية تُجمع بوسائل قانونية ومتناسبة.
مبادئ البيانات
ينبغي للجمعية جمع المعلومات الضرورية بصورة معقولة لغرض محدد، وشرح كيفية استخدامها، وتقييد الوصول بحسب الدور، وحمايتها بضمانات مناسبة، والاحتفاظ بها فقط للمدة المبررة، وتصحيحها أو حذفها عندما يكون ذلك مطلوبًا ومناسبًا. وينبغي منح المعلومات شديدة الحساسية حماية أقوى وعدم طلبها لمجرد سهولة الإدارة.
الأمن وحماية الملفات
قد تشمل الضمانات المعقولة المصادقة الآمنة والتشفير عند الاقتضاء وضوابط الوصول وسجلات التدقيق والنسخ الاحتياطية وقيود أنواع الملفات وفحص البرمجيات الضارة والتخزين الآمن والاستجابة للحوادث وتدريب العاملين. ولا يمكن ضمان أمان أي نظام بصورة كاملة، لذلك يجب اعتبار الأمن مسؤولية مستمرة.
الشفافية في الادعاءات العامة
تلتزم الجمعية بالتمييز الواضح بين الحقائق الحالية والنتائج الموثقة والتقديرات والأهداف والخطط المستقبلية. ولا ينبغي عرض أعداد الأعضاء أو الدول أو المؤسسات أو المشروعات أو ساعات الخدمة أو المنح أو الأثر بوصفها إنجازات حالية ما لم تدعمها سجلات موثوقة.
المساءلة العامة
مع تطور المؤسسة، قد ينشر مركز الحوكمة السياسات ومعلومات القيادة وقنوات الاتصال الرسمية وبعض القرارات والملخصات السنوية والمعلومات المالية عند الاقتضاء ووسائل رفع المخاوف. ويجب موازنة الشفافية مع الخصوصية والالتزامات القانونية والسلامة وسرية المراجعة وشؤون العاملين.
طلبات الأفراد والوصول متعدد اللغات
قد يتمكن الأفراد من الوصول إلى بعض معلوماتهم أو تحديثها أو تصحيحها أو تنزيلها أو تقييدها أو طلب حذفها، مع مراعاة التحقق من الهوية والمتطلبات القانونية وحفظ السجلات ومنع الاحتيال وحقوق الآخرين. وينبغي جعل المعلومات الرئيسية للخصوصية مفهومة باللغات المدعومة، مع بقاء الاسم الرسمي للمؤسسة من دون تغيير.
